Embaucher son premier salarié : les points de vigilance.

Avant l'embauche

• Choisir le contrat adapté : durée indéterminée, durée déterminée, temps plein ou temps partiel, apprentissage.
• Identifier la convention collective applicable à votre activité : elle fixe des règles de rémunération, de congés et de préavis.
• Faire la déclaration préalable à l'embauche auprès des organismes sociaux, avant l'arrivée du salarié.

À l'arrivée du salarié

• Remettre un contrat de travail écrit (obligatoire pour un contrat à durée déterminée, fortement recommandé pour un contrat à durée indéterminée).
• Inscrire le salarié au registre unique du personnel.
• L'affilier à la complémentaire santé collective obligatoire de l'entreprise.
• Organiser le suivi de santé au travail prévu pour son poste.

Chaque mois ensuite

Vous établissez un bulletin de paie et effectuez les déclarations sociales correspondantes. C'est souvent à ce moment que les dirigeants choisissent de confier la paie à un professionnel : le pôle social du cabinet, dirigé par une juriste, prend en charge ces obligations et reste à vos côtés en cas de question ou de contrôle.

Se poser les bonnes questions avant de recruter

Embaucher n'est pas seulement signer un contrat. C'est un engagement dans la durée, avec un coût et des responsabilités. Avant de lancer votre recherche, prenez le temps de répondre à quelques questions :

• Quel besoin précis ? Remplacer votre propre temps, répondre à un pic d'activité, acquérir une compétence que vous n'avez pas ?
• Quel poste, quelles missions ? Une fiche de poste claire protège aussi bien l'entreprise que le futur salarié.
• Quel temps de travail ? Temps plein, temps partiel, horaires réguliers ou variables : chaque option a des conséquences sur l'organisation.
• Quel budget ? Au salaire brut s'ajoutent les cotisations patronales, la complémentaire santé et d'autres frais. Le coût réel est toujours supérieur au salaire affiché.
• Quelle trésorerie ? L'entreprise peut-elle supporter ce coût pendant les premiers mois, le temps que le salarié devienne pleinement productif ?

Un prévisionnel de trésorerie, établi avec votre expert-comptable, permet de mesurer cet effort avant de vous engager. Notre guide sur le prévisionnel vous aidera à le construire.

Choisir le bon type de contrat

Le contrat à durée indéterminée est la forme habituelle de la relation de travail, mais ce n'est pas la seule. Selon votre besoin :

• Le contrat à durée indéterminée convient à un besoin durable. Il offre de la stabilité au salarié et à l'entreprise, et peut prévoir une période d'essai selon les règles applicables.
• Le contrat à durée déterminée répond à des situations précises : remplacement, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier. Son recours est encadré, et un contrat mal justifié peut être requalifié.
• Le contrat d'apprentissage ou de professionnalisation associe formation et travail en entreprise. Des aides peuvent exister, elles évoluent régulièrement : renseignez-vous avant de décider.
• Le temps partiel impose des mentions précises sur la durée et la répartition du travail.

Dans tous les cas, la convention collective de votre secteur peut ajouter des règles : classification des emplois, minima de rémunération, délais de préavis. Vérifiez-la avant de rédiger le contrat.

Les démarches, étape par étape

1. Définir le poste et sa classification dans la convention collective.
2. Recruter en respectant les règles de non-discrimination : les questions posées en entretien doivent porter sur les compétences et l'expérience, pas sur la vie privée.
3. Rédiger le contrat avec les mentions obligatoires : identité des parties, emploi, rémunération, lieu et durée du travail, convention collective applicable.
4. Effectuer la déclaration préalable à l'embauche avant l'arrivée du salarié.
5. Affilier le salarié à la complémentaire santé collective et, selon le cas, à la prévoyance.
6. Organiser l'accueil : remise des documents obligatoires, présentation de l'équipe, consignes de sécurité.
7. Planifier le suivi de santé au travail prévu pour le poste.
8. Établir la première paie et programmer les déclarations sociales régulières.

Ces étapes paraissent nombreuses. Prises dans l'ordre, elles sont tout à fait faisables, et un accompagnement les rend sereines.

Les affichages et documents obligatoires

Dès qu'une entreprise emploie du personnel, elle doit respecter des obligations d'information et de prévention. Sans être exhaustif, citons :

• l'affichage obligatoire : horaires de travail, consignes de sécurité, coordonnées de l'inspection du travail et de la médecine du travail, informations sur l'égalité professionnelle ;
• le document unique d'évaluation des risques, qui recense les dangers du poste et les mesures de prévention ;
• le registre unique du personnel, tenu à jour à chaque entrée et sortie ;
• les informations sur la convention collective, que le salarié doit pouvoir consulter ;
• les justificatifs liés à la complémentaire santé collective.

La liste exacte dépend de votre activité, de la taille de l'entreprise et de votre convention collective. Nous vous aidons à ne rien oublier.

Un exemple concret

Prenons le cas fictif d'un artisan plombier, installé depuis quelques années, qui croule sous les demandes de dépannage. Il passe ses soirées à faire des devis et de la comptabilité. Il décide d'embaucher un salarié à temps plein.

Avant de signer, il demande à son cabinet de simuler l'effort financier sur l'année : salaire, cotisations, outillage, véhicule, formation. La simulation montre que l'embauche est possible, à condition de relever légèrement ses tarifs et de facturer plus régulièrement. Il choisit un contrat à durée indéterminée, après avoir identifié la convention collective du bâtiment qui s'applique à son activité.

Il effectue la déclaration préalable à l'embauche la veille de l'arrivée du salarié, confie la paie au cabinet et programme un point trimestriel pour suivre l'évolution des charges. Six mois plus tard, il a retrouvé ses soirées, et son carnet de rendez-vous est plus rempli. Le facteur décisif : il n'a pas improvisé.

Les erreurs fréquentes du premier recrutement

• Sous-estimer le coût global. Le salaire brut n'est qu'une partie de la dépense : charges, équipement, formation, temps de management.
• Déclarer l'embauche trop tard. La déclaration se fait avant l'arrivée du salarié, pas après.
• Ignorer la convention collective. Elle s'impose, même si le contrat n'en parle pas.
• Utiliser un contrat à durée déterminée sans motif valable. Le risque est la requalification en contrat à durée indéterminée.
• Négliger l'intégration. Un salarié mal accueilli met plus de temps à être efficace, et part plus vite.
• Tout garder en interne par principe. La paie et le social demandent une veille constante : la confier à un spécialiste est souvent plus sûr.

Ce que le cabinet peut faire pour vous

Notre pôle social, dirigé par une juriste, vous accompagne de la réflexion à la première paie :

• simulation du coût de l'embauche et de son effet sur la trésorerie ;
• identification de la convention collective et des règles qui s'appliquent ;
• rédaction ou relecture du contrat de travail ;
• déclaration préalable à l'embauche et formalités d'entrée ;
• établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales ;
• conseil en cas de question sur les congés, les absences ou la fin du contrat.

Pour échanger sur votre projet de recrutement, contactez-nous. Vous pouvez aussi découvrir notre offre Paie et social.

Questions fréquentes

Ce guide est une information générale, donnée à titre indicatif. Les règles évoluent et chaque situation est particulière : parlez-nous de la vôtre avant de décider.